ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
Electronic Documents Management System (EDOC) [CEO-EDOC V 8.0]

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามี บทบาทต่อการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชนเป็นอย่างมาก จากการสำรวจองค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ ที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานในหน่วยงานนั้นๆ จะทำให้เกิดการทำงานที่ประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยงานในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย มีระบบค้นหาข้อมูลที่สะดวก จัดเก็บอย่างมีมาตรฐาน และมีการทำงานที่รวดเร็ว เอกสารในองค์กรหรือหน่วยงาน ก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่นิยมนำระบบสารเสนเทศเข้ามาจัดเก็บเพื่อให้เป็นระเบียบ เรียบร้อย ค้นหาข้อมูลได้สะดวก เวลาต้องการเอกสารสามารถเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดทรัพยากรธรรมชาติที่สิ้นเปลื้องช่วยลดภาวะโลกร้อนได้อีกทางหนึ่ง ด้วย

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการในการจัดเก็บเอกสาร ที่อยู่ในรูปของกระดาษที่เป็นแผ่นๆ ที่พวกเราเคยชินกัน ให้เปลี่ยนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เก็บไว้ในระบบสารเสนเทศ มีระบบจัดเก็บอย่างเป็นระบบและปลอดภัย สามารถค้นหาและใช้งานได้ตลอดเวลา เมื่อผู้งานสามารถเข้าถึงระบบสารสนเทศได้ นอกจากนี้ยังมีระบบรายงานเพื่อติดตามความเคลื่อนไหวของการใช้งานและการเข้า ถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้านความปลอดภัย ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ระดับการเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยสามารถ กำหนดเป็นแต่ล่ะแผนกและตามระดับสถานะผู้ใช้งานได้

ความสามารถทางด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์     1. สามารถจัดการตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     2. สามารถจัดการชั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     3. สามารถจัดการแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     4. สามารถจัดการสถานที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     5. สามารถจัดการสถานะเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     6. สามารถจัดการไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้     7. สามารถสร้างเอกสารในรูปแบบส่วนตัวได้     8. สามารถสร้างเอกสารในรูปแบบหน่วยงานได้     9. สามารถสร้างเอกสารในรูปแบบส่วนตัวแล้วอนุมัติ         เป็นของหน่วยงานได้     10. สามารถตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะอนุญาตให้เผยแพร่ได้     11. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้กับแต่ล่ะหน่วยงานได้     12. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้กับสมาชิก            และบุคคลทั่วไปได้     13. สามารถจัดเก็บเอกสารที่สนใจไว้ในตู้เก็บส่วนตัวได้     14. สามารถส่งออกเอกสารที่สนใจในรูปแบบ Index HTML            รวมถึงไฟล์แนบได้

ความสามารถทางด้านการตั้งค่า     1. สามารถตั้งค่าองค์กรได้     2. สามารถตั้งค่าระบบ ได้     3. สามารถตั้งค่าหน่วยงานได้     4. สามารถตั้งค่าการแสดงผลได้     5. สามารถตั้งค่าเอกสารได้     6. สามารถตั้งค่าตู้เอกสารได้     7. สามารถตั้งค่าชนิดเอกสารได้     8. สามารถตั้งค่าที่เก็บเอกสารจริงได้     9. สามารถตั้งค่าเว็บบอร์ดได้     10. สามารถตั้งค่าการส่ง SMS GATWAY ได้     11. สามารถตั้งค่า email ได้     12. สามารถตั้งค่า google analytics ได้   ความสามารถทางด้านการจัดการผู้ใช้งาน     1. มีระบบสมาชิก     2. สามารถระบุประเภทผู้ใช้งานได้     3. สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานได้     4. สามารถกรองและอนุมัติผู้ขอใช้งานได้     5. สามารถกำหนดความจุของไฟล์ให้กับ         สมาชิกแต่ละคนได้     6. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตู้เอกสาร         สมาชิกแต่ละคนได้

ความสามารถทางด้านการแสดงรายงาน     1. รายงานตามประเภทตู้เอกสาร     2. รายงานตามสถานะเอกสาร     3. รายงานตามชนิดไฟล์เอกสาร     4. รายงานตามสถิติเอกสาร     5. รายงานตามสถิติเอกสาร ตามเดือน     6. รายงานตามสถิติเอกสาร ตามปี     7. รายงานตามหน่วยงาน     8. รายงานตามสถิติการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์     9. สรุปเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด     ความสามารถทางด้านแสดงสถิติ     1. ความถี่ในการเข้าใช้ระบบ     2. ความถี่การเข้าใช้งานของสมาชิก     3. ความถี่การเข้าใช้งานตามประเภทสมาชิก     4. ความถี่การเข้าใช้งานตามหน่วยงาน     5. ความสามารถทางด้านสำรองข้อมูล